Hệ thống ERP là một thuật ngữ thường được sử dụng trong các hoạt động điều hành quản lý của doanh nghiệp. Đây là hệ thống phần mềm như thế nào? Cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về hệ thống ERP.
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giữ vai trò nhất định giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian trong việc quản lí, vận hành dự án cũng như theo dõi hoạt động nhân sự và các nguồn tài nguyên khác.
Thay vì các công việc được thực hiện một cách thủ công như trước đây, hệ thống ERP xuất hiện là phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lí và tiến hành các quy trình đó một cách hiệu quả hơn và tránh được nhiều sai sót không đáng có hơn.
Hệ thống ERP hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý đa chức năng, đa phòng ban, đồng thời theo dõi nhiều thông tin doanh nghiệp như: bảng lương, nguyên vật liệu, mục tiêu cam kết kinh doanh cho đến đơn đặt hàng và năng lực sản xuất,… Từ đó, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP có thể quản lý các dữ liệu một cách hiệu quả hơn, lên kế hoạch chi phí, kế hoahcj thực thi sản phẩm và tạo ra những thay đổi đột phá trong kinh doanh.
Khi nào doanh nghiệp cần triển khai ERP ?
Hệ thống phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp có thể chủ động triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Một doanh nghiệp cần phải triển khai ERP ngay khi:
- Thay đổi quy mô hoạt động: Dành cho các doanh nghiệp đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch chuẩn bị mở rộng quy mô đáng kể.
- Phát sinh vấn đề trong quản lý: Khi doanh nghiệp cần có một phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình vận hành được tốt hơn.
- Sáp nhập hoặc mua lại: Khi tập đoàn lớn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.
- Kế thừa hệ thống: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã cũ, lỗi thời và không có đủ điều kiện để nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ các tính năng cho doanh nghiệp và người dùng.
- Cập nhật xu hướng quản lý mới: Các lãnh đạo doanh nghiệp đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh với những giải pháp doanh nghiệp mới.
Đặc trưng nổi bật của hệ thống ERP
Với mỗi phần mềm hệ thống ERP sẽ có những đặc điểm riêng nhưng nhìn chung, hầu hết hệ thống ERP chung đều có những đặc trưng nổi bật như sau:
- Tích hợp toàn doanh nghiệp: Toàn bộ các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp đều được tích hợp từ đầu đến cuối trong các phòng ban và từng đơn vị kinh doanh.
- Các hoạt động tiến hành theo thời gian thực: Trong một số trường hợp, các quy trình có thể xảy ra trong vòng vài giây ngay sau đó. Hệ thống ERP sẽ hỗ trợ xác định nhanh chóng các vấn đề đó, giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để khắc phục tình huống.
- Một cơ sở dữ liệu chung: Đây vừa là đặc trưng lại vừa là một trong những lợi thế ban đầu của ERP. Hệ thống ERP cho phép dữ liệu được nhập một lần với mọi bộ phận khi cùng sử dụng. Đồng thời, từng phòng ban cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu được phê duyệt và các quy tắc đã chỉnh sửa trên hệ thống.
- Giao diện và cảm nhận nhất quán: Khi phần mềm với giao diện người dùng được nhất quán sẽ giảm chi phí đào tạo và trông chuyên nghiệp hơn.
Vai trò hệ thống ERP đối với doanh nghiệp số
Quản trị kế toán – tài chính
Muốn nắm chính xác các số liệu thông tin tài chính của một doanh nghiệp, người quản lý bắt buộc phải nắm được các số liệu, chỉ số báo cáo từ các phòng ban, từng bộ phận khác nhau nên rất dễ xảy ra sự thiếu đồng nhất và chênh lệch nhau.
Sử dụng hệ thống ERP thì mọi việc sẽ được giải quyết dễ dàng. Các dữ liệu đều được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản sử dụng xuyên suốt cho tất cả bộ phận, phòng ban hay chi nhánh. Khi xảy ra bất cứ sự thay đổi nào thì mọi thông tin đều tự động hiển thị và tính toán lại sao cho trùng khớp và giúp tránh được những sai sót.
Chủ doanh nghiệp không phải chờ đến cuối tháng mới tổng kết được các báo cáo, số liệu. Bất cứ lúc nào muốn kiểm tra thì người chủ có thể theo dõi để bám sát tình hình tài chính của công ty mình và kịp thời có những hướng giải quyết phù hợp.
Quản trị tối ưu nguồn nhân lực
Muốn quản lý hàng chục nhân công cùng một lúc không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh. Để theo dõi sát sao mức độ hoàn thành công việc, khối lượng công việc, giờ làm việc, giờ ra về của từng người là điều không thể.
Nhưng với phần mềm ERP, công ty sẽ dễ dàng hơn khi có thể quản lý hết mọi khối lượng công việc, khung giờ làm việc của từng nhân sự và có sự điều chỉnh hợp lý.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Trong quá trình sản xuất và vận hành, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc sẽ càng nhiều và đòi hỏi các công đoạn phức tạp hơn. Hệ thống ERP lúc này sẽ như một công cụ tự động hóa các quy trình sản xuất, quản lý đầu vào đầu ra, đóng gói và một số công đoạn khác.
Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa quỹ thời gian, giảm thiểu chi phí, thúc đẩy tăng năng suất và giảm số lượng nhân sự không cần thiết.
Quản lý hàng tồn kho
Kiểm soát hàng tồn, nguyên vật liệu chế biến sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian, nhân lực và công sức. Những phần mềm ERP sẽ quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
Hệ thống này kiểm soát số lượng hàng hóa còn nằm trong kho bao nhiêu, nhiều hay ít. Từ đó chủ doanh nghiệp dựa trên cơ sở đó để nắm rõ tình hình và điều chỉnh lại số lượng hàng nhập và tiêu thụ sao cho phù hợp để tránh sự thất thoát gây lãng phí.
Quản lý thông tin khách hàng
Khách hàng chính là nguồn lợi nhuận to lớn của doanh nghiệp. Vậy nên các hoạt động chăm sóc khách hàng cần được coi trọng. Phải khiến họ tiếp tục sử dụng sản phẩm và trở thành đối tác dài lâu giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp rộng rãi.
Chức năng của ERP với doanh nghiệp là lưu trữ đầy đủ các thông tin của khách hàng từ tên tuổi, địa chỉ, những vấn đề đang gặp phải…từ đó có thể phục vụ và chăm sóc khách hàng tốt nhất. Trong thời đại hiện nay, khách hàng được ví như thượng đế và là yếu tố giúp doanh nghiệp cạnh tranh trên con đường phát triển và quảng bá thương hiệu.
Liên lạc thuận tiện
ERP giúp cho quá trình liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận, chi nhánh trở nên dễ dàng hơn. Nhất là sẽ giúp giảm thiểu sự xung đột quyền lợi giữa các bộ phận trong công ty.
Lợi ích của hệ thống ERP
Khả năng tích hợp
Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm cho tất cả các thông tin quan trọng mà doanh nghiệp và các phòng ban cần để duy trì các hoạt động và hoạt động kinh doanh hàng ngày. Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ tại một phần mềm để giữ cho dữ liệu nhất quán, chính xác và duy nhất. Thông tin về khách hàng của bạn, đơn đặt hàng và hàng tồn kho của bạn… tất cả ở một nơi. Không cần phải lo lắng về việc thông tin mà bạn đang sử dụng từ hệ thống có chính xác hay không, vì nó được cập nhật theo thời gian thực.
Phần mềm ERP luôn cập nhật theo thời gian thực, do đó, dù bạn đang sử dụng phần mềm ERP vào buổi sáng, buổi chiều hay từ một địa điểm xa, cơ hội để giao tiếp, chia sẻ thông tin và sử dụng dữ liệu luôn luôn sẵn sàng. Điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của bạn, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
Tăng cường sự phối kết hợp phòng ban
Thật khó khăn trong liên kết dữ liệu nếu mỗi bộ phận hoạt động tách biệt với bộ phận khác. Hợp tác giữa các phòng ban là một phần quan trọng và thường xuyên cần thiết của doanh nghiệp, đặc biệt là vì các dự án kinh doanh thường liên quan đến nhiều hơn một bộ phận. Với dữ liệu được nhập vào hệ thống ERP được tập trung và nhất quán, giúp các bộ phận làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và hợp tác bất cứ khi nào cần thiết.
Dịch vụ khách hàng được cải thiện
Việc cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao bằng hệ thống ERP dễ dàng hơn. Nhân viên bán hàng có thể tương tác với khách hàng tốt hơn và cải thiện mối quan hệ với họ, thông qua việc truy cập nhanh hơn, chính xác hơn vào thông tin và lịch sử giao dịch của khách hàng.
Ứng dụng trên di động
Một lợi thế của các hệ thống ERP như phần mềm 3S ERP là có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu tập trung từ bất cứ nơi nào bạn làm việc. Nhà, văn phòng, bất cứ nơi nào bằng các thiết bị di động để cập nhật hoạt động doanh nghiệp cũng như duyệt các lệnh sản xuất hay báo cáo.
Cung cấp báo cáo tức thời và chính xác
Giải pháp ERP cung cấp cho người quản trị hàng loạt các báo cáo: Báo cáo quản trị mua hàng, Báo cáo quản trị kho, Báo cáo quản trị chuỗi bán lẻ, Báo cáo quản trị tài chính – kế toán…giúp người quản trị nắm bắt đa chiều mọi hoạt động doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cho từng giai đoạn
Dự báo tình hình
Hệ thống ERP cung cấp cho người dùng của bạn và đặc biệt là người quản lý, các công cụ họ cần để tạo dự báo chính xác hơn. Vì thông tin trong ERP càng chính xác càng tốt, doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính thực tế và dự báo hiệu quả hơn.
Trên đây là những thông tin chi tiết về hệ thống ERP. Hy vọng, qua bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho quý khách hàng những thông tin bổ ích và cần thiết nhất cho doanh nghiệp của bạn.