Phần mềm hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn đang được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay. Thực tiễn triển khai sử dụng cho thấy, hóa đơn điện tử thực sự là giải pháp tối ưu trong việc tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn nhân lực, rút ngắn các thủ tục hành chính về hóa đơn.
Vậy liệu phần mềm hóa đơn điện tử có thực sự cần thiết! Hãy cùng tìm hiểu nhé.
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm hóa đơn điện từ là hệ thống công nghệ được thiết kế và xây dựng để lưu trữ các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, được quản lý bằng phương tiện điện tử.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thật sự cần thiết?
Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử được coi là một trong những ứng dụng công nghệ không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Bởi phần mềm hóa đơn điện tử mang đến vô và tiện ích, lợi ích cho doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí
Để in hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải trả từ 300 nghìn đến 500 nghìn đồng/ 1 quyển hóa đơn. Tính trung bình, doanh nghiệp sẽ phải từ 3 đến 5 triệu đồng cho 5 đến 10 quyển hóa đơn giấy. Chưa kể, với doanh nghiệp phát sinh giao dịch nhiều, số lượng hóa đơn lớn thì chi phí in hóa đơn tăng lên gấp bội.
Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tiết kiệm tới 80% chi phí: In ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu thủ công, tăng hiệu suất các nghiệp vụ có liên quan, từ đó nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian
Thay vì in hóa đơn, viết hóa đơn, vận chuyển hóa đơn… doanh nghiệp sẽ thực hiện toàn bộ trên hệ thống điện tử. Từ đó, tiết kiệm 90% các bước phát hành, tra cứu hóa đơn. Công tác hạch toán kế toán cũng dễ dàng và đơn giản.
Áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động việc tạo lập – xuất – gửi hóa đơn. Đơn giản hóa quy trình kê khai thuế & báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
An toàn, bảo mật
Hệ thống quản trị hóa đơn được áp dụng đa tầng, lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Khách hàng chỉ cần truy cập tài khoản để trích xuất và lưu trữ hóa đơn. Từ đó, tránh được rủi ro mất, hỏng hóa đơn. Phần mềm hóa đơn điện tử được vận hành trên nền tảng công nghệ Blockchain, đảm bảo tính an toàn, không thể xóa dữ liệu hóa đơn.
Gia tăng trải nghiệm khách hàng
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện, chỉ với vài cú nhấp chuột, người mua hàng tức thời nhận được hóa đơn qua email, SMS…
Gia tăng năng lực cạnh tranh
Trong bài toán cạnh tranh, vai trò của yếu tố tài chính là vô cùng quan trọng, bài toán tiết kiệm chi phí là điều không hề dễ dàng. Lựa chọn hóa đơn điện tử là cách giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chi phí.
Không chỉ vậy, năng lực cạnh tranh của 1 đơn vị còn phụ thuộc vào lợi thế và thực lực trong việc tiếp nhận, xử lý yêu cầu, đòi hỏi của khách hàng. Hóa đơn điện tử chính là công cụ hữu ích của doanh nghiệp bởi nó giúp gia tăng lợi ích khách hàng nhận được.
Trên đây là những thông tin giải đáp thắc mắc phần mềm hóa đơn điện tử có cần thiết với mỗi doanh nghiệp hay không. Hy vọng, qua bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn lựa chọn cho doanh nghiệp của mình những ứng dụng công nghệ phù hợp.